BUAT SETIAUSAHA

“Apa tugas utama sebagai setiausaha (SU)?” saya bertanyakan seorang sahabat saya. Beliau telah ditawarkan untuk menjadi SU Dewan Muslimat PAS di sebuah negeri yang ingin saya rahsiakan.

Saya menggesa agar beliau menerima tawaran untuk mnejadi SU. Dalam masa yang sama, beliau turut ditawarkan untuk menjadi prime mover dalam tarbiah negeri. Namun sepenelahaan saya, saya lebih tertarik untuk sedikit memaksa beliau agar menerima jawatan sebagai SU.

SU bukan bertugas untuk menulis minit mesyuarat dan membuat laporan. SU juga bukan bekerja untuk menulis artikel untuk dihantar ke mana-mana akhbar. Itu bukan tugasan utama sebagai SU. Tugas SU adalah jauh lebih besar dan berat.

“SU adalah orang yang akan menentukan apakah hala tuju perjalanan jamaah atau organisasi sudah tercapai atau tidak. Dalam tugasan ini, SU akan sentiasa follow up ketua lajnah untuk memastikan mereka sudah berusaha untuk mencapai misi yang telah ditetapkan atau tidak,” tegas saya dalam telefon pada hari tersebut.

SU juga yang akan sentiasa memperingatkan semua penggerak agar sentiasa bergerak menuju ke matlamat yang telah ditetapkan.

Tugasan kedua SU, SU bertindak untuk memastikan sama ada lajnah telah menjalankan operasi atau belum. Segala laporan, data dan maklumat berada dalam tangan SU. Ini kuasa SU. Apabila SU mengetahui segala data dan perkembangan semasa, maka secara tidak langsung seorang SU telah melengkapkan dirinya menjadi seorang yang sangat bermaklumat dan memudahkannya untuk mengatur strategi secara lebih teliti.

Ketiga, SU akan mengepalai mesyuarat setiap kali ia diadakan. Atau jika bukan ia sekalipun, ia tetap bertugas untuk membantu Ketua atau Pengerusi dalam mengendalikan mesyuarat. Bahkan perjalanan mesyuarat adalah diaturkan oleh SU dan sebaiknya dibincnagkan terlebih dahulu dengan ketua.

Keempat, sebagai tambahan untuk sahabat baik saya itu, saya turut mencadangkan beberapa perkara yang harus beliau laksanakan secara berperingkat sekiranya beliau memegang portfolio tersebut.

1- Saya cadangkan agar beliau mewujudkan budaya kerja cemerlang dalam Jamaah. Budaya kerja cemerlang ini akan menjadi satu ‘doktrin’ yang akan mengimejkan sesebuah organisasi. Sebagai contoh, mungkin boleh beliau letakkan antara budaya kerja yang perlu ada ialah MESRA.
2- Beliau boleh wujudkan Key Performance Indicator (KPI) untuk memastikan segala strategi dan perancangan menjadi lebih tajam dan terfokus. Sebagai contoh, target Dewan Muslimat dalam tempoh setahun adalah untuk menambahkan keahlian sebanyak 30 peratus.
3- Adakan sasaran fokus untuk mencapai target. Kalau saya boleh buat contoh untuk Terengganu; maka saya cadangkan agar beliau menumpukan kepada tiga kawasan utama terlebih dahulu dalam tempoh enam bulan yang pertama. Sekiranya ada peningkatan yang bagus, maka kawasan fokus mesti bertambah dari semasa ke semasa berdasarkan kemampuan. Pemilihan tmpat juga sangat penting dengan mengutamakan kawasan yang memapu memberikan kesan yang lebih positif kepada jamaah.
4- Latih dan training beberapa tenaga muda. jika boleh, beliau seharusnya meletakkan target untuk melatih 20 tenaga muda dalam tempoh enam bulan yang pertama. Latihan mesti sistematik berdasarkan modul. Sama ada mereka akan dilatih menjadi pendakwah kreatif atau pemimpin atau pentadbir, itu bergantung kepada keperluan semasa dan kehendak jamaah.

Saya doakan agar sahabat saya berjaya dalam perjuangan beliau.